Oracle ERP 系統解決方案金制品有限公司AP 應付帳目錄 Document Control................................................................................................................................. 2概覽............................................................................................................................................................ 5應付帳系統介紹.............................................................................................................................. 5應付款方案設計.............................................................................................................................. 6應付款系統的建立.......................................................................................................................... 6應付款治理范圍.............................................................................................................................. 8供給商治理............................................................................................................................................. 10供給商結構..................................................................................................................................... 10供給商編碼..................................................................................................................................... 10供給商屬性..................................................................................................................................... 11應付發票治理........................................................................................................................................ 12發票編號治理................................................................................................................................ 12有采購訂單發票的治理............................................................................................................... 12無采購訂單發票的治理............................................................................................................... 16其他付款單據治理........................................................................................................................ 17重要說明......................................................................................................................................... 17發票稅的治理................................................................................................................................ 17發票運費的治理............................................................................................................................ 18費用報銷治理........................................................................................................................................ 19零星采購費用報銷........................................................................................................................ 19差旅費等報銷治理........................................................................................................................ 19利弊分析......................................................................................................................................... 20發票調整業務治理................................................................................................................................ 21發票正調整..................................................................................................................................... 21發票負調整..................................................................................................................................... 21銀行帳戶治理........................................................................................................................................ 22銀行帳戶治理................................................................................................................................ 22銀行單據治理................................................................................................................................ 23付款治理................................................................................................................................................. 25付款方法治理................................................................................................................................ 25付款治理......................................................................................................................................... 25預付款治理............................................................................................................................................. 26預付款申請..................................................................................................................................... 26預付款支付..................................................................................................................................... 26預付款核銷..................................................................................................................................... 27非凡業務治理........................................................................................................................................ 29暫估業務......................................................................................................................................... 29待攤和預提..................................................................................................................................... 29備用金治理..................................................................................................................................... 30帳齡分析................................................................................................................................................. 31帳齡分期......................................................................................................................................... 31帳齡分析......................................................................................................................................... 31查詢和報表............................................................................................................................................. 32查詢功能......................................................................................................................................... 32報表功能......................................................................................................................................... 32應付款與總帳集成................................................................................................................................ 34AP過帳的治理............................................................................................................................... 34AP憑證的治理............................................................................................................................... 34AP會計期....................................................................................................................................... 34Open and Closed Issues for this Deliverable.............................................................................. 36Open Issues................................................................................................................................... 36Closed Issues................................................................................................................................ 36概覽本文檔是上海漢得計算機系統有限公司??集團ERP項目實施小組在對MKL應付款業務進行具體調研和需求分析的基礎上，針對??集團國內和香港各家公司應付款業務的治理特點提供的系統解決方案。 這份文檔建立在對MKL進行業務調研的基礎上，主要考慮到MKL當前的業務現狀和未來業務發展的需要，結合了ORACLE系統的功能特點。這份文檔來源于調研文檔，將作為設置文檔和操作文檔的基礎。本文檔歸??集團和上海漢得公司共同所有。本文檔的參考文檔包括：本報告受GL總帳解決方案和MKL集團組織體系解決方案的控制，遵守GL總帳的公共約束定義，在處理組織間交易時要遵守MKL集團組織體系（多組織）解決方案的要求。應付帳系統介紹ORACLE應付帳治理系統是ORACLE APPLICATION中專門用來進行應付發票和付款治理的財務子模塊，系統主要的功能包括：供給商治理。應付款模塊和采購模塊的供給商信息，針對不同的供給商及其分類可以定義不同的付款方式，可以對供給商進行控制，如供給商審批，掛起，最大付款金額控制。銀行治理。可以對銀行帳戶，付款單據等實行明晰的治理。發票治理。ORACLE應付款系統可以對采購發票，非采購發票，紅字發票及其他各種付款憑據等進行治理，另外還可以處理員工雇員費用報銷，零用費用支出等業務。付款治理。應付款治理系統可以處理支票、現金、電匯等多種付款方式的治理核算。查詢和報表。ORACLE應付帳系統提供了強大的查詢功能，能夠適時查詢發票交易和付款情況，可以在線查詢供給商余額，強大的報表功能可以滿足帳齡分析等治理的需要。 系統集成。AP模塊是一個財務子模塊，和GL，FA，PO，CE等模塊有著高度的集成。應付款方案設計MKL各家子公司分別有著不同的治理特點，本文檔的方案設計充分的利用了各家公司治理上的共性，同時也充分的考慮了各家公司不同的需求，盡量在統一的基礎上設計出一套適合各家公司的方案。系統實施方案的設計依據本方案的設計依據是：??集團的業務現狀和未來治理要求以及Oracle應付款治理系統的功能。系統實施方案的設計原則確保系統設計的流程在實際業務中是可行的，系統的可操作性、業務處理的正確性和可靠性、經營治理的連續性。確保流程的簡單性，以主要業務為主。次要業務的流程要盡量簡單。確保設計的流程在ORACLE系統上是可行的，即要考慮到ORACLE系統功能實現的可行性。確保系統的安全性和高效率。確保系統內部運行的安全，確保系統高效運行。應付款系統的建立應付款系統建立的組織安排u;;;;;分別按照子公司設立應付款系統，即東莞、河源、廣州、上海、????鋼材和????五金分別按照法人公司設立以本公司為經營單位的應付款治理系統。各公司在統一應付款核算制度和共享大量信息的同時，嚴格按照法人主體區分本公司業務和核算范圍，避免MKL集團內不同公司之間業務的相互干擾和混淆。長安??其采購業務主要是向集團內的公司進行采購，付款可通過內部往來進行，應付帳可相對簡單。u;;;;;應付款模塊集中由財務部門進行業務治理和維護，包括應付發票，付款等業務由財務部門在AP中進行處理，采購部負責供給商信息的維護和治理，其他部門配合，對部分采用現金付款的采購業務，采購員付款后將發票交由財務部門做帳。應付款治理系統職責設置根據MKL的業務發展情況和現狀，考慮到未來業務的需要，在應付款治理系統中設置以下崗位/職責。崗位所屬部門主要職責應付會計會計部主要負責系統中應付發票的錄入/查詢，應付款向總帳過帳，主要應付報表和帳齡分析報表的生成，收集和整理。應付出納會計部主要負責系統中日常付款的操作，銀行信息的維護以及與付款有關的報表生成，收集和整理。供給商治理采購部負責系統中供給商信息的錄入、維護和治理，供給商余額的查詢和有關供給商治理方面的報表。應付治理電腦部負責維護ORACLE應付款治理系統，包括最終用戶日常問題的解決，AP基本設置，系統數據維護和會計期維護，以及部分應付款報表開發等業務。應付審核會計部負責有關發票審核，發票/付款調整，以及日常的發票/付款查詢，復核/審批操作及報表治理。應付款系統的目標u;;;;;根據對MKL業務調研的結果，綜合考慮未來業務的發展需要，把主要的應付發票/付款的治理從總帳治理系統中分離出來，在應付款治理系統中實行明晰的治理，實現總帳和子帳的相對分離，在分工的同時與總帳治理系統保持著高度的集成，??各子公司的總帳與其對應的AP集成，保證總帳和子帳財務信息的一致性和完整性。u;;;;;對于應付發票的付款實現規范的控制，區分采購發票，固定資產發票，費用發票，其他付款單據和員工費用報銷單分別實行不同的治理制度，嚴格控制資金的流出，確保財務信息和實物信息的一致性和完整性。u;;;;;建立一套相對獨立的應付款治理系統，對供給商治理，發票治理，付款治理等日常業務進行準確及時的核算，維護和治理，滿足內部治理的需要，非凡是嚴格按照權責發生制的原則準確及時的確認債務，準確的判定企業的資金流動情況。應付款治理的總帳基礎按照法人公司分別設立各自的應付款治理系統。國內公司的應付款子模塊帳套選用MKL_ML_BOOK香港公司的應付款子模塊帳套選用MKL_HK_BOOK應付帳款子模塊的會計期間按照總帳會計期設置。 國內公司會計年度為公歷年度，從每年的1月1日到12月31日。香港公司會計年度按照公司的財政年度，從每年的4月1日到次年3月31日。帳套MKL_ML_BOOK和MKL_HK_BOOK會計期分別治理，需要有兩個GL總帳系統治理員，分別在每月初打開當月總帳會計期后才打開應付會計期，在關閉上月總帳會計期前要先確認關閉上月應付會計期。應付款治理范圍應付款方面的業務，視業務總量的多少和重要性，需要界定是在應付款模塊治理系統進行核算，還是直接在總帳中進行帳務處理，為了保證業務的統一規范，需要確定在AP或GL不同系統中進行治理的業務范圍，且隨著公司業務發展，此劃分也可進行調整。納入應付款治理系統治理的標準u;;;;;重要性原則。因為子模塊治理的優點是細，缺點是繁，因此一般情況下，對于MKL的經營治理有重要影響金額比較大的應付款業務，優先納入應付款治理系統中進行明晰的治理和核算，如供給商采購付款。u;;;;;實用性原則。比較標準的業務，在子模塊的治理中會顯得比較輕松，治理的效果也很明顯，非標準的業務，則需要做出一定的變通才能與系統的功能相匹配，因此在子模塊治理難度相對會比較大，效果也大打折扣。u;;;;;簡單性原則。對于日常經營中發生金額不大，明細治理沒有非凡的意義的業務，為了簡便快捷的進行業務處理，可以直接在總帳中進行憑證輸入。根據我們對于??集團業務調研的結果，并在征求財務部門意見的基礎上，我們建議??集團以下業務在應付款治理系統中進行核算治理：供給商(交易類和雇員類)信息的維護和治理銀行帳戶/銀行單據信息的維護和治理原材料采購發票治理固定資產采購發票治理其他費用類采購發票治理零星采購發票治理其他付款憑證治理員工費用報銷治理（可選擇，建議在GL處理）對供給商發票付款治理對員工報銷付款治理（可選擇，建議在GL處理，）其他付款治理預付款治理暫估治理待攤業務治理預提業務治理供給商查詢，帳齡分析和其他報表治理供給商治理在ORACLE應付款治理系統中，供給商包括的范圍很廣，一般而言，凡是我們要對其負擔債務或者進行付款的對象，都可以作為供給商進行治理。因此供給商主要包括三類：供給商類/雇員類/稅務機關（政府）類，可以根據實際業務需要進行添加。供給商結構ORACLE系統中，供給商信息分成兩個層次：標題層（Head）和地址層(Address)。供給商標題層在不同的公司間是共享的，即東莞公司輸入一個新的供給商，那么在河源公司也可以看到這個新的供給商標題上的信息。因此對于一家供給商同時跟??集團的幾家子公司有業務往來的，可以在其中任何一家公司輸入有關的標題信息，其他公司即可共享這一信息，這樣可以保證同一供給商在系統中不會重復輸入。供給商地址層在不同的公司間是相互屏蔽的，可以認為供給商地址層即是與??進行交易的具體公司，因此對于同一供給商同時與??集團的不同子公司也業務往來的，需要分別在不同子公司的AP中供給商的地址層進行信息維護。假如同一供給商存在不同分支機構（非獨立法人），則需要在該供給商地址中分別輸入各個分支機構作為不同的供給商地址。對于雇員類供給商則在標題行中輸入雇員姓名等基本信息，而在雇員供給商的地址信息中地址統一為辦公室。供給商編碼統一供給商編碼，對于不同供給商分別指定不同的編碼，該編碼將作為供給商查詢，治理和報表操作的重要依據，便于操作人員方便快捷的業務處理。供給商編碼的解決方案u;;;;;對每一個供給商分別指定一個唯一的編碼。1, 對于獨立的供給商指定一個唯一的編碼。2，對于總公司和分公司性質的供給商，例如一家供給商有不同的分支機構（非獨立法人），則對總公司定義一個唯一的編碼，不同的分支機構作為不同的供給商地點進行明晰的治理。3，對于集團公司及其獨立法人的子公司性質的供給商，分別對每一家獨立法人的子公司定義一個唯一的供給商編碼。4，對于大量的零星采購供給商，非凡是一般涉及金額較小的一次性供給商，在AP系統中進行治理意義不大，為減輕供給商維護的負擔，可以考慮把所有的雜項供給商作為一個虛擬的供給商進行治理，而無須分別輸入各家供給商明晰治理。u;;;;;供給商編碼采用人工編碼，編碼由字母或者/和數字構成。u;;;;;供給商編碼分為3個部分，共5位字符。分別是國別代碼，公司代碼，順序號。國別號碼由一個字母代表一個國家，定義相應的國別對應關系。公司代碼是按照供給商名稱的拼音首字母，用一位字母表示。順序號為三位數字。雇員類供給商編碼u;;;;;對每一個雇員供給商定義一個唯一的供給商編碼。對每一個雇員供給商定義一個唯一的供給商地址編碼。 u;;;;;雇員供給商編碼采用人工編碼，編碼由字母或者/和數字構成。雇員類供給商編碼采用人事考勤系統的編碼方案。 將雇員作為供給商治理，是基于雇員提供勞務服務，主要治理薪金支付及費用報銷，在MKL由于采用專門人事考勤系統治理，為簡化AP作業，薪金支付及費用報銷建議在總帳GL中處理。供給商屬性由于供給商標題信息是共享的，而地址信息是屏蔽的，因此建議在供給商標題上的信息由集團公司采購部統一在東莞公司的組織中進行維護，其他公司均不能修改或者添加供給商的標題信息，而地址上的有關信息由各子公司分別進行維護和治理，事實上按??現時的集團采購的處理方法，供給商的治理基本上是由集團采購部維護。供給商治理屬性l ORACLE應付帳治理系統可以對供給商進行分類，如可以按照行業特征，企業規模，信用額度等進行分類，滿足查詢和統計的需要。l 針對不同的供給商和分類可以定義不同的付款方式，給予不同的付款優先級。可以對供給商進行信用控制，如供給商掛起，最大付款金額控制等。l 財務信息上，可以針對不同的供給商和地址分別定義不同的負債默認帳戶和預付款帳戶，或者不同的發票會計帳號分配集，加快應付款輸入的速度，減少出錯的可能。也可以對供給商指定稅的計算，發票和付款的默認貨幣等信息。l 實物信息上，對每一個供給商地點可以指定發運目的地和開單目的地，指定地點使用目的，包括是否開單地，是否采購地等。為在系統中保留跟蹤記錄，ORACLE不答應刪除供給商，但是可以根據實際業務需要將供給商或者供給商的某一個地點失效。